Excel es una de las herramientas más versátiles que tiene la ofimática de Microsoft; con ella es posible que una persona maneje cientos de miles de datos de forma rápida y sistemática. Muchas empresas valoran que sus empleados manejen con gran habilidad esta herramienta, pues les permite conocer la contabilidad general de la empresa, los reportes e informes de ventas, esenciales para generar indicadores de gestión y predecir comportamientos de un sector o mercado de forma automática. En este artículo te traigo 5 trucos para que uses Excel como un experto, aunque sepas poco de esta herramienta.
Uso Eficaz de Referencias
En Excel, cuando hacemos clic en una celda, realmente nos estamos refiriendo a una coordenada de espacio dentro de un mar amplio de celdas. La referencia es la especificación de un punto en ese amplio mar. Al usar eficazmente las referencias, podemos empezar a automatizar procesos.
Por ejemplo, si queremos que un determinado dato se use en una fórmula y al mismo tiempo sirva de insumo para otra; hacemos referencia a la celda, no al valor que está dentro de la celda. Para ejemplificar más este punto, toma en cuenta lo siguiente:
La celda A3 tiene dentro el dato 20 y la celda A2 tiene el valor de 30. La suma de ambos debe aparecer en A4. Algunas personas lo que hacen es sumar 20+30. Aunque dé como resultado 50, realmente está mal, pues la forma correcta de hacer esta operación es, habiendo seleccionado A4, escribir =A3+A2. La ventaja es que, cualquier dato que tome A3 y A2 se sumará automáticamente en A4
También existen las referencias absolutas, mixtas y relativas; siendo cada una de las siguientes maneras:
=A2 es una referencia Relativa.
=$A$2 es una referencia Absoluta.
=A$2 y $A2 son referencias Mixtas
Como te darás cuanta, el signo dólar juega un papel importante a la hora de escribir referencias. Para que una celda tome su forma relativa, absoluta o mixta, solo debes apretar el botón F4 hasta que la celda tome la forma que necesitas.
Esto es muy útil cuando quieres que el computador haga cálculos basados en variables fijas, o por el contrario, variables relativas, o según la posición donde se encuentre el dato. Si todo esto te suena a chino, no te preocupes, en este enlace de Excel Ayuda me explicaron todo esto, y vaya que sí me ha servido.
El Valor de una Celda Dentro de una Figura
Este truco me pareció súper genial y muy útil para hacer reportes más visuales desde Excel, sin tener que migrar a PowerPoint. Lo que debes hacer es insertar una figura, luego seleccionarla y por último escribir “=” y seleccionar la celda con el dato que queremos informar de manera visual. De este modo podemos jugar un poco con nuestro lado creativo y hacer reportes espectaculares para nuestros jefes, que seguro te harán quedar como un experto en Excel.
Usa Tablas
Usa tablas para todo. Aunque creas que Excel ya es una tabla, la realidad es que al usar los formatos de tablas, se facilita el uso de las referencias, pues en las fórmulas se copiará la tabla y la celda a la que se hace referencia, haciendo que, en caso de algún error, se identifique más fácilmente.
Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas son diferentes a los formatos de tablas, pues estas formarán tablas basándose en un rango de datos. Si ese rango es una tabla, te darás cuenta de que la referencia será, tabla1 o tabla2 según el número de tablas que lleves. Esta herramienta dentro de Excel es muy fácil de usar, te permite realizar cualquier clase de estudio estadístico; solo debes asegurarte de colocar en el lugar correcto los datos que irán en las columnas, las filas y en los valores. En el enlace que te di antes me explicaron cómo usar correctamente las tablas dinámicas y he podido hacer cosas increíblemente útiles para mi emprendimiento.
Dale Nombre a un Dato o Rango de Datos
A las celdas o los rangos de celdas, le podemos colocar nombres. Si, al colocarles nombre podemos incluirlos en las fórmulas; esto nos ayuda a la hora de estudiar fórmulas complejas y largas. Por ejemplo, si en un libro de Excel llevamos alrededor de 1000 datos de ventas, esa columna o fila, la podemos llamar Sumaventas. Al nombrar ese rango de datos de esa manera, podemos facilitarnos la vida cuando hacemos la suma de ventas con otros datos. De este modo quedaría de esta manera. =sumaventas/totalempleados. Se entiende y se ubica mejor que =$A$30:$A$2345+$B$4:$b$2565… ¿verdad?
Todos estos trucos los aprendí con ese emprendimiento venezolano que está ayudando a emprendedores a conocer Excel y usarlo de forma práctica.
