Un presupuesto es un documento que expide una empresa a una persona u otra organización que lo haya solicitado, con el fin de evaluarlo para contratar a la primera. Su importancia en la gestión comercial es mayúscula.
En un presupuesto está incluida la información del coste del servicio que se va a realizar, pero también puede indicar detalles relevantes, costes de la mano de obra y otros que sean relevantes para la contratación. Además, en el presupuesto se indican las condiciones de pago, la vigencia del presupuesto y muchos otros detalles.
Todo esto debe presentarse de manera adecuada, recordando que en este documento se refleja la imagen de la empresa.
¿Qué es una plantilla de documento?
Una plantilla es un instrumento informático, que presenta un modelo para emitir un documento. Estas plantillas están disponibles en páginas web especializadas que tienen variedad de formatos para elegir, por ejemplo, un modelo de presupuesto, orden de compra, listado de productos y muchos otros.
Lo más importante es que estas plantillas están diseñadas de manera profesional, con apariencia muy depurada y con todos los elementos que se requieren.
Las plantillas de documentos se pueden descargar en el ordenador y usarlas cada vez que se quiera, solo haciendo una copia y rellenando todos los campos que apliquen.
El objetivo de una plantilla de modelo de presupuesto, es que la empresa cuente siempre con un instrumento fácil de usar, bien diseñado y que ahorre tiempo.
¿Cómo es un modelo de presupuesto?
Un modelo de presupuesto es un instrumento que debe ser modificable, para poder adaptarse a cada empresa. Algunos de los campos que contiene son los siguientes:
- Un espacio para pegar el logo de la empresa que emite el presupuesto. Esto es muy importante para la identificación de la compañía.
- Los datos del cliente, que incluyen el nombre, la dirección y datos de contacto.
- Los datos del documento son muy importantes para llevar un control administrativo, como por ejemplo, un número correlativo, la fecha de emisión y otros de interés.
- En el cuerpo del documento se puede indicar la descripción de lo que se está presupuestando, la cantidad, el coste unitario y el coste total. También se incluyen los subtotales, totales, impuestos y cualquier otra cosa que aplique. Si la plantilla está elaborada en Excel, es posible que se hagan los cálculos automáticamente; pero si es en Word, no será posible.
- La forma de pago también se coloca en un campo, que suele estar al final del presupuesto y debe ser lo más explícito posible. Aquí se puede colocar la vigencia del presupuesto.
- Otra información que se debe incluir, es la identificación de la persona que elabora el presupuesto.
Ventajas de usar una plantilla de presupuesto
- La principal ventaja de usar una plantilla de presupuesto es contar con un documento fácil de usar y que ahorra mucho tiempo al personal de la empresa. Estas plantillas se rellenan en apenas unos minutos y se pueden enviar por correo electrónico como un archivo adjunto.
- Las plantillas de presupuesto cuentan con todos los elementos necesarios para generar este documento, eliminando la posibilidad de olvidar datos importantes. Al tener el formato completo, se puede estar seguro de que el presupuesto tiene todo lo que hace falta.
- El diseño de las plantillas de presupuesto suele ser muy profesional, elegante y detallista, todo esto se refleja en la imagen de la empresa. No es necesario contratar los servicios de un diseñador gráfico, con estas plantillas se puede conseguir el modelo que se quiera.
- Hay plantillas de presupuesto disponibles en varios formatos, que se pueden elegir según los gustos o el tipo de presupuesto. Existen en formato Word, Excel y PDF.
- Al elegir un modelo de plantilla, se puede unificar la imagen de todos los presupuestos enviados a diferentes clientes, mejorando la imagen corporativa de manera importante.
Descargar plantillas de documentos, especialmente modelos de presupuesto, es muy fácil y solo toma unos segundos. Son una gran herramienta para las empresas o para la actividad como autónomo.
