Las responsabilidades generales de los administradores de fincas han aumentado significativamente, atrás quedaron los días en que llevaban de forma exclusiva aspectos como la contabilidad, libros de actas y demás. Hoy en día, las labores de estos trabajadores son mucho más extensas y un gran apoyo para la adecuada gestión de una comunidad.
Hoy en día, se ha especializado el trabajo de los administradores de fincas. Anteriormente, esa labor era hecha en muchas ocasiones, por algún vecino de la comunidad; sin embargo, gracias a la formación y especialización de estos profesionales, que incluso están colegiados, su aporte para una comunidad va mucho más allá simplemente de generar recibos mensuales. De ahí la recomendación de contar con profesionales en esta área capaces de gestionar de forma más eficiente todo lo relacionado con una comunidad.
Principales funciones de un administrador de fincas
El administrador de fincas es un profesional debidamente formado y colegiado, con conocimientos en varias áreas para la correcta gestión de todos los aspectos que requiere una comunidad de vecinos. Como comentamos anteriormente, sus labores hoy en día son considerablemente más extensas que hace unos pocos años atrás; sin embargo, esa misma extensión de labores les ha facilitado a las comunidades de vecinos una mejor administración general, un aspecto determinante para que todo se mantenga en óptimas condiciones y así evitar el deterioro de las áreas comunes.
A continuación compartimos algunas de las funciones más destacadas de un administrador de fincas:
- Velar por la correcta administración de la finca: este aspecto abarca también prestaciones e instalaciones. Para ello, el administrador debe supervisar de manera constante todo lo relacionado con el mantenimiento de las áreas comunes, tanto de las que están a la vista, como las que no lo están. También debe implementar medidas preventivas para evitar, justamente, el deterioro de la comunidad.
- Programa de gastos: este profesional debe desarrollar un programa de gastos previsible para el siguiente año, así como también opciones de recaudación de los recursos para reparar y mejorar todos los problemas que pueda tener la comunidad.
- Acceso a ayudas: en algunas ocasiones, las fincas y comunidades reciben ayudas extraordinarias por parte de las autoridades, para la reparación de diferentes problemas. El administrador siempre debe estar actualizado sobre esas ayudas, lo que resultará de gran utilidad para reparar y mantener algunos problemas sin que los propietarios deban hacer una gran inversión o pagar cuotas extraordinarias. Son oportunidades más fáciles de captar, gracias a estos profesionales que siempre están actualizados y en constante contacto con los ayuntamientos y las autoridades.
- Protección de la finca: otra función importante que deben cumplir los administradores de fincas tiene que ver con la protección de la misma, mediante la prevención y reparación necesaria de ciertos elementos. Por supuesto, esas reparaciones siempre deben ser notificadas al presidente de la comunidad y a los dueños de cada propiedad.
- Contabilidad: otra función de gran relevancia es la contabilidad. Debe ser el responsable de actualizar constantemente toda la información económica y administrativa de la finca. También debe ser el encargado de reivindicar los casos de morosidad de los propietarios, entre otros.
- Secretario en juntas vecinales: el administrador de fincas tiene el cargo de secretario en las juntas de vecinos, por lo que será el encargado de preparar el acta y dar fe de todas las reuniones que se realizan en la comunidad. También, será el responsable de proteger los documentos y transmitir la información a todos los vecinos que no estén presentes en las reuniones.
- Documentos de deudas: también será el encargado de enviar los documentos de deudas, un aspecto de gran importancia para hacer una reclamación judicial.
- Mediación: las funciones de un administrador de fincas, además de las anteriores, también tienen que ver con mediar en las reuniones de vecinos en las que resulte complicado llegar a un acuerdo entre las partes. El administrador siempre debe velar por la buena convivencia entre los vecinos, además de que al poseer conocimientos básicos sobre las leyes y la buena administración general, debe aportar una visión imparcial en cada situación de conflicto.
- Asesoramiento: será el encargado de asesorar a la junta de vecinos sobre todo lo relacionado con los inmuebles. Esta tarea incluye el seguro de la comunidad, mantenimiento de ascensores, mantenimiento de las piscinas y todo lo relacionado con empresas de jardinería y limpieza general.
- Obras: el administrador debe elaborar los convenios relacionados en todos los asuntos de obras, realizar pagos y todo lo relacionado con este ámbito.
Características de un buen administrador de fincas
El administrador de fincas debe cumplir con una función de suma importancia dentro de la comunidad, por ello es importante contratar a un profesional capacitado o empresa especialista en la gestión de estos servicios.
Como explica Fincas Egeda en su web, un buen administrador de fincas es aquel que ofrece un plan personalizado o integral, adaptado a las necesidades de cada cliente.
A continuación compartimos algunas de las principales características que debe tener un buen administrador de fincas:
- Es importante que el administrador de fincas sea un profesional debidamente formado y colegiado, porque será la mayor garantía de la profesionalidad.
- Debe tener habilidades para expresarse en público y también habilidades para la comunicación escrita.
- Debe ser una persona sociable, profesional y con capacidad para encontrar colaboradores y proveedores que ofrezcan un servicio de buena calidad por un excelente precio.
- Gran capacidad para mediar y resolver conflictos entre diferentes partes. Debe tener una personalidad ecuánime, tranquila y paciente.
- Es importante que el administrador sea organizado, para gestionar de forma eficiente todos los ámbitos relacionados con la finca.
- Debe tener capacidad para reducir los gastos de las comunidades, gracias a acciones puntuales, generación de ingresos para la comunidad, ingresos extras, entre otros.
Los administradores de fincas son grandes aliados para las comunidades de vecinos, con el fin de gestionar de forma más eficiente todo lo relacionado con las fincas. Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, prevenir problemas, reforzar la seguridad y mediar en las reuniones de vecinos con el objetivo de hacer prevalecer la paz, son algunos de los aspectos que, sin duda alguna, cumplen estos importantes profesionales. Gracias a la actuación oportuna de los mismos, será factible cuidar del patrimonio y evitar el deterioro natural de las edificaciones.
