A medida que pasan los años, es más común encontrar restaurantes que deciden darle una oportunidad a un software POS que les permita realizar las actividades diarias con mayor agilidad y enfrentar cualquier percance que se presente en la operación.
Antes, a los dueños de estos negocios les interesaba conocer tal tecnología y aprender a implementarla, pero ahora, aquellos que ya la han probado, quieren saber cuáles son los programas que están dando de qué hablar y qué funcionalidades ofrecen.
El propósito de la nota es mostrar algunas de las funcionalidades que, al día de hoy, poseen los sistemas que se destacan por su eficiencia para que decidas si deseas continuar con el que ya tienes o estás listo para migrar a otro más completo.
1.Vista de mesas
Algunos POS cuentan con una interfaz que muestra al personal las mesas ocupadas, disponibles o bloqueadas en tiempo real para que haya una mejor coordinación en días en los que la demanda es alta y los procesos manuales ya resultan obsoletos.
Esta funcionalidad es útil para anticipar cuellos de botella y tomar decisiones rápidas, tomando en cuenta que la capacidad de reacción puede llegar a impactar de manera positiva o negativa en la experiencia del cliente.
2.Automatización de comandas y pedidos a cocina
Un sistema POS para restaurantes bien diseñado, previene órdenes erróneas: cada pedido tomado en mesa, se envía directamente a cocina o barra, así se reemplaza el uso de papel y se suprimen las entregas personales de los meseros.
Es una característica que organiza el flujo de trabajo, asegura que cada área reciba solo lo que debe preparar y en el orden correcto, de tal forma que el usuario no tenga que esperar una eternidad por sus bebidas y alimentos, ni siquiera cuando el lugar se encuentra abarrotado.
3.Registro de propinas y desempeño del personal
Los programas más avanzados incluyen la configuración de propinas en el proceso de facturación de acuerdo a un porcentaje o monto fijo, con opción a que se refleje automáticamente en la cuenta. Dicho valor queda registrado junto a cada venta, asignado al mesero correspondiente.
Ciertas alternativas también generan reportes con el detalle de ventas, propinas y mesas atendidas por cada empleado; además, vincula esas cifras con los turnos registrados para proyectar información concisa sobre el rendimiento individual del equipo.
4.Integración con plataformas de domicilios
La conexión directa entre el programa y las aplicaciones es una de las funciones más buscadas por los negocios que manejan múltiples canales de venta, pues los pedidos ingresados se cargan en automático, por lo que los trabajadores no tienen que digitarlos, ni validarlos por separado.
Aunque la mayoría de los proveedores cobran por este beneficio, el sistema POS para restaurante de Siigo se distingue porque ya cuenta con una integración a Rappi sin costo adicional, en favor de que el proceso de atención se unifique tanto con las órdenes en sala, como con los que son a domicilio y se siga un mismo esquema operativo.
5.Facturación electrónica
En el contexto regulatorio colombiano, la facturación electrónica es una obligación legal, por lo cual, es importante que el POS esté habilitado para emitir facturas electrónicas que cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN, incluyendo el uso de formato XML, código CUFE, código QR y estructura válida para documentos soporte.
De manera sencilla, la información es organizada y se transforma en un comprobante válido para efectos fiscales; después, el proceso queda integrado al ciclo de venta con un respaldo de cada transacción, dejando abierta la posibilidad de consultar, descargar o reenviar la factura según se requiera.
Algunas herramientas también crean precuentas, es decir, resúmenes del consumo de la mesa. La función se utiliza antes de emitir la factura final, y sirve para revisar los productos solicitados, cantidades y valores totales con el cliente: una vez verificada la información, el POS convierte esa precuenta en factura electrónica con un solo clic.
6.Reportes estratégicos
Lo que diferencia a un sistema óptimo de uno sencillo, es su capacidad de análisis y su potencial para recopilar datos diarios y reunirlos en documentos que permitan identificar patrones, comparar resultados entre periodos y detectar oportunidades de mejora.
Varias plataformas se encargan de clasificar los datos por variables como producto, categoría, método de pago, mesero responsable, horario de mayor actividad, entre otros; así, se mejora la toma decisiones fundamentadas, desde ajustes en la carta hasta cambios en turnos u ofertas.
7.Control de inventarios
Esta es una característica que más impacto tiene sobre la rentabilidad de un restaurante, y el POS debe encargarse de integrarla al flujo operativo, ya sea registrando entradas y salidas de productos o midiendo los niveles de stock.
Aunque, claro, la visibilidad sobre el inventario no se limita a cantidades disponibles, y las herramientas más sofisticadas abarcan los productos más utilizados y fechas de ingreso, al igual que la vinculación de insumos con recetas y una actualización constante que permita saber lo que falta y lo que ya hay en exceso.
¡Utiliza soluciones eficientes!
Si mientras leías las características que tienen los POS avanzados te diste cuenta de que el tuyo ya se está quedando atrás, entonces toma este texto como tu señal para evaluar nuevas opciones que se adapten a tus necesidades actuales, y que impulsen el crecimiento de tu restaurante.
Estás a tiempo.
