Son muchos los aspectos que deben operar como un engranaje para que una empresa funcione de manera armónica y eficiente. Indudablemente, un manejo eficaz y organizado de todo lo referente a la información es muy importante, por lo que cada vez cobra más relevancia la necesidad de que se cuente con una adecuada gestión documental.
Independientemente del tamaño o la naturaleza que sea, toda empresa va a generar facturas, libros de cuenta, contratos, estadísticas, planos, informes, expedientes de trabajadores, material gráfico, comunicaciones, proyecciones y un sinfín de informaciones más que se deben organizar y clasificar, y para esto se requiere un protocolo, para que se cumpla un orden y una lógica en la manera que estos archivos van a ser almacenados.
Ventajas de un sistema externo
En este contexto surge como elemento vital contar con un sistema de gestión documental externo, manejado por una empresa especializada que ejecute diversas acciones orientadas al correcto y seguro almacenamiento, conservación de información y, en los casos que sea necesario, la destrucción de los archivos.
Estudios realizados por consultoras especializadas han coincidido en que aproximadamente un 16% horas se utilizan en la búsqueda de información interna de las empresas, mientras que el 60% de tiempo se pierde en la entrega de documentación.
En este sentido, uno de los objetivos fundamentales de estos sistemas de gestión es que, al tener todo debidamente organizado y almacenado, cuando se necesite una documentación, ésta pueda ser localizada de manera ágil, generándose consultas rápidas; además esto propicia una recuperación eficiente de la información para poder gestionar en el momento que se más oportuno. De igual forma, la información se mantiene viva y fluirá eficientemente hacia todos los niveles de la organización
Las empresas que se dedican a implantar esos sistemas en las organizaciones tienen como una de sus principales tareas la digitalizacion de documentos, valiéndose de estrategias de vanguardia, métodos certificados y herramientas tecnológicas adecuadas para que se cumpla óptimamente la administración, organización y el fácil acceso de los documentos durante todos los procesos.
Estos procesos hacen que una organización reduzca los tiempos de operatividad, con lo que se obtiene un ahorro de tiempo, esfuerzo y, en consecuencia, costes y una mayor productividad.
Otros servicios importantes
Una empresa de gestión documental se enfoca en desarrollar y aplicar soluciones especializadas para procesos de negocios ajustadas a las necesidades y la naturaleza de cada organización, teniendo como premisas la incorporación de metodologías digitales y otras tecnologías innovadoras.
Entre los servicios que presta, además está la mesa de partes para la organización, de todos los documentos externos para que estén disponibles en tiempo real, registro y validación, mensajería “in house”, consultoría, proyectos de mejora y outsourcing en base a soluciones “ad hoc” adaptadas a las necesidades de los clientes.
Más beneficios
Otros beneficios que se obtienen con los sistemas de gestión documental son los siguientes:
- No habrá pérdida de documentos, ya que éstos están siendo almacenados de forma segura.
- Al tener códigos de acceso, no hay divulgación indeseada de la documentación.
- Fácil integración del sistema de gestion documentaria al resto de los sistemas de la empresa, de tal manera que haya una mayor eficiencia en los procesos, lo que aumenta la productividad y la rentabilidad, que es el objetivo principal de toda organización, sobre todo en los mercados competitivos de la actualidad.
- Sencilla y rápida recuperación de la información a través de búsquedas personalizadas.
- El tiempo que se ahorra en la búsqueda de documentos puede ser aprovechado en otras actividades orientadas a aumentar la productividad.
- Los usuarios pueden colaborar en conjunto en la creación, modificación y gestión de la información.
