Al momento de organizar un viaje de empresa es importante tener en cuenta una serie de aspectos. Los cuales pueden garantizar el éxito de tu viaje y permitir que cada momento se aproveche al máximo. Así como también, puedes evitar algunos riesgos o complicaciones. En este post encontrarás los mejores consejos.
Lo que debes saber para organizar un viaje de empresa
Lo primero que debes saber es que al organizar un viaje de trabajo obtienes muchos beneficios. Por ejemplo, es la mejor manera de optimizar el dinero y el dinero. Contando con una planificación previa que incluya todos los detalles necesarios. Recuerda que no solo se trata de un viaje. También está en juego el bienestar de la empresa e incluso de los socios.
Por esta razón, se incluye todos los detalles a considerar al momento de organizar el viaje:
Planificación de acuerdo al destino del viaje
Es necesario que conozcas la información necesaria sobre el sitio al cual se realizará el viaje. Por ejemplo, la franja horaria, algunas costumbres básicas, clima, gastronomía, etc. Estos aspectos son muy útiles al realizar la planificación, realizar las reservas, elegir el tipo de hospedaje.
Así como también, permitirá dar consejos útiles a quienes realizarán el viaje. Por ejemplo, sobre el tipo de vestimenta que deben utilizar y cómo interactuar con las personas según las costumbres de la localidad. Así podrán mantener un respetuoso, cordial y educado con las personas con quienes realizarán negocios.
Comprar los boletos
Se debe reservar y comprar con anticipación los boletos para el destino del viaje. Para ello, se debe verificar la documentación de cada uno de los que asistirán al viaje. Por ejemplo, los pasaportes, visa, identificación, certificado de vacunas. Así como las exigidas por el lugar de destino.
Respecto al precio de los boletos, recuerda hacer uso de las millas de viajeros, tarjetas con puntos, etc. De esta manera, puedes obtener el mejor precio para el viaje. Especialmente, si la empresa realiza viajes de negocios con frecuencia.
Contratar un seguro de viaje
Este es un aspecto de vital importancia. De hecho, en algunos países el seguro de viaje es un requisito para poder ingresar. Puedes contratar un seguro o aprovechar las opciones disponibles. Por ejemplo, los seguros incluidos en la cobertura de salud, los que ofrecen las agencias de viaje, etc.
De esta manera, puedes proteger a quienes viajan en representación de la empresa. Y evitar inconvenientes en caso de retraso de vuelo, pérdida de documentos, entre otras situaciones específicas.
Elige el alojamiento
El alojamiento debe elegirse de acuerdo a la duración del viaje y su ubicación. Específicamente, considerar la distancia en relación con los lugares de reuniones y eventos de trabajo. Lo ideal es elegir un sitio que facilite el traslado de forma cómoda, rápida y segura. Si la estadía es por largo tiempo, existen apartamentos para viajes de empresa.
De igual manera, es fundamental consultar con el alojamiento las opciones de conexión a internet y telefonía. Así se puede garantizar la comunicación fluida con la empresa cuando sea necesario. Asimismo, se debe comprobar la cercanía del hospedaje de los aeropuertos, ferrocarriles, metro, etc.
Existen otros aspectos que pueden mejorar la experiencia del hospedaje. Por ejemplo, contar con servicio de restaurante, de lavandería y planchado y servicio a la habitación. Incluso, se puede elegir un hotel que cuente con salas de reuniones que faciliten los encuentros de negocio.
Consideraciones finales
Para finalizar, es importante considerar todo lo necesario para el viaje de acuerdo a la agenda establecida. Por ejemplo, los dispositivos electrónicos que deben llevarse junto con el adaptador de energía universal. Afortunadamente, los smartphones de última tecnología simplifican considerablemente el uso de otros dispositivos.
Otros aspectos que se deben considerar para organizar un viaje de empresa es el entretenimiento. La estadía debe ser cómoda, especialmente si los viajes son largos y agotadores. Se debe garantizar comida saludable y opciones de entretenimiento durante las horas de descanso. De esta manera, se puede disfrutar de un viaje exitoso y cumplir con los objetivos planteados.
