Comodidad, adaptabilidad, buena ubicación y servicios de calidad son algunos de los aspectos que deben estar presentes en todo evento, celebración o reunión. Escoger el salón ideal es uno de los factores que garantizará el éxito de la actividad.
Un aspecto fundamental en la organización de cualquier evento es elegir con cuidado el lugar. La ubicación, la comodidad, la capacidad de adaptarse a diferentes necesidades y contar con servicios adicionales de calidad, son algunas de las características que deben buscarse.
Si se quiere organizar una reunión, presentación o formación de alto nivel, por ejemplo en Barcelona, hará falta una localización con elegancia e historia que aporte un toque de distinción a la actividad. Es aconsejable decantarse por sitios que puedan darle un carácter único y personalizado al evento, para que sea realmente memorable.
Espacios modulares
Una característica ideal que debe tener una sala de eventos y reuniones, es la posibilidad de modificar sin mucho esfuerzo el ambiente, para que cumpla la función para la cual se necesita alquilar.
Una área modular ofrece la opción de crear el tipo de ambiente que se necesita para cada ocasión. Lo mejor es un gran salón, con espacio de diseño abierto, con mesas y sillas que se puedan mover y agrupar, dependiendo del proyecto que se vaya a ejecutar: banquete, reunión de trabajo, foro, curso formativo, teatro, etc.
El espacio a alquilar debe contar con mobiliario fácil de mover, además de incluir zona de descanso, una cocina, minibar u otro ambiente esencial para el proyecto, bien sea una conferencia, un curso, el lanzamiento de un producto nuevo, una rueda de prensa, encuentros empresariales, o un festejo.
Existen alternativas para contratar espacios por hora, por un día completo o para un evento, como una convención o reuniones que se extienden durante días. Lo más conveniente es hacer la reserva con tiempo suficiente de antelación para no enfrentarse con problemas de no tener asegurado el local.
El proceso de búsqueda debe iniciarse tan pronto se conozca la fecha de la actividad y el estilo que se le quiera dar, esto para poder organizar de manera adecuada el proceso.
Los espacios que sirven como salas de evento, generalmente, cuentan con asesores que ayudan a programar la actividad y recomendar las alternativas en cada caso. Esto es un apoyo para las empresas que se aventuran en sus primeros proyectos, para autónomos y emprendedores.
Es recomendable revisar cuántas personas puede albergar el evento, dependiendo de las condiciones que tenga el salón. No es igual un salón para un banquete, que para reunirse en mesas de trabajo o para una conferencia.
Tecnología de vanguardia
Es fundamental contar con apoyo tecnológico para desarrollar reuniones o exposiciones de gran relevancia. Es imperativo que la sala tenga un sistema de iluminación adaptable, por si se va a hacer proyección de vídeos.
Es vital revisar si cuenta con internet, con wifi de alta velocidad y equipos para teleconferencias, como: proyector, pantalla, pizarras blancas, altavoces, y todo lo que se pueda necesitar durante el evento.
Debe garantizarse, además, la comodidad de los asistentes, con servicio de calefacción o aire acondicionado, sillas cómodas, buen sistema de sonido y todo lo que haga falta para que el evento cumpla con estándares de calidad elevados, con el fin de satisfacer al público exigente.
Servicios adicionales
Una sala de eventos no se trata solamente del espacio, las sillas o el sonido, se requiere garantizar una atención que vaya más allá de recibir a las personas.
Los mejores sitios para alquilar son aquellos que cuentan con la posibilidad de contratar servicios de catering, para que las personas que asistan no tengan que salir a comer fuera o por un café.
También existen algunos espacios que ayudan con opciones de entretenimiento para los asistentes, que pueden darle un toque especial a las reuniones, como pausas para relajarse y actividades zen para recargar la energía de los asistentes o brindarles experiencias nuevas.
Los servicios pueden ir desde actividades llenas de diversión, reflexión o entretenimiento. Es esencial que cada opción de este tipo sea personalizada, para que se ajuste al tipo de reunión o encuentro que se vaya a desarrollar, y que así no desentone.
