Una de las consideraciones más importantes en toda reunión es la seguridad. Los organizadores de un evento son también responsables del bienestar de las personas invitadas, por lo que un equipo de seguridad bien equipado es imprescindible.
La importancia de contratar a una empresa para organizar un evento
La producción de eventos es una tarea ardua, en la que se deben tener en cuenta una gran variedad de elementos. Son múltiples las temáticas disponibles, cada una tiene características diferentes y los recursos necesarios también pueden variar.
Con el fin de contar con todo lo necesario, siempre es mejor dejar toda esta responsabilidad a una empresa de producción de eventos, quienes ya cuentan con experiencia y todos los recursos necesarios para organizar una celebración de la más alta calidad o para solventar imprevistos.
Claves para una buena organización
- Definir el tipo y objetivo del evento: sumamente importante saber desde el principio si se trata de un evento corporativo, académico, personal, y qué se quiere lograr con ello.
- Conocer el número de invitados: éste es un paso fundamental para considerar los siguientes detalles como el lugar y el presupuesto a disponer
- Contratar a la empresa de mayor confianza: una vez definido lo anterior, lo siguiente es dar forma a los detalles logísticos y de seguridad, éste es un campo de trabajo especializado para las empresas de producción de eventos. Delegar esta responsabilidad garantiza tranquilidad y éxito en la celebración.
Seguridad y protección
Todo evento representa un colectivo de personas reunidas, por lo que siempre es importante tener un equipo que les resguarde de amenazas externas y que garantice el orden interno. Al elegir el tipo de evento a realizar, se define también el tipo de seguridad requerida y el material policial que será necesario.
Un buen sistema de seguridad estará centrado en la prevención de incidentes, por ello siempre se tiene en cuenta el riesgo geográfico, el clima, posibles atentados, incendios u otras situaciones irregulares. Estas evaluaciones se realizan con anterioridad, una vez que se ha definido el día y lugar del evento.
Formación del equipo
Contratar personal de seguridad cualificado es vital. El equipo debe conocer los protocolos básicos de seguridad y prevención de desastres, aparte de usar de forma adecuada todas las herramientas y recursos que se pongan a disposición.
Todo el equipo debe saber cómo usar y disponer de material policial, dado que éstos serán sus principales recursos para proteger su propia integridad y la de los invitados, así como mantener el control y dar solución a los inconvenientes que se puedan presentar.
El personal debe estar altamente entrenado para el manejo de situaciones conflictivas, y dotado de los elementos indispensables, como por ejemplo:
- Uniforme con identificación de la empresa de seguridad.
- Botas de protección.
- Guantes anticortes.
- Chalecos antibalas.
- Sistemas de comunicaciones.
La principal capacidad que debe tener el equipo es el control de masas. Esto supone evitar cualquier disturbio dentro de la concentración de personas, para esto será necesario que el equipo de seguridad esté informado acerca de la ubicación de las personas. En caso de presentarse algún inconveniente, la solución será el flujo de las masas y la dispersión.
Un factor importante es que la presencia de personal seguridad en el lugar transmite tranquilidad a las personas, lo que evita el pánico.
Durante el desarrollo del evento
Antes del inicio del evento, el personal debe haber recorrido las instalaciones y disponer de el material policial que será utilizado en esa jornada. Es imprescindible que todos estén al tanto de la distribución y los planes completos de seguridad, que la comunicación con el líder sea fluida y se conozca el protocolo adecuado para cada inconveniente.
Estos protocolos se refieren a los planes de contingencia, e incluso, de evacuación. Estos planes se ponen en práctica cuando el control de masas no ha sido suficiente para controlar una situación.
La seguridad del evento también se puede potenciar por medio de registros digitales, esto optimiza el proceso y la calidad de la seguridad. Aparte, disminuye el tiempo de ingreso de los invitados, ya que no será necesario realizar un check-in de acceso.
