La manera de desarrollar las comunicaciones internas dentro de las empresas ha cambiado con el tiempo. Cuando son compañías pequeñas, por lo general, se establecen encuentros personales o reuniones que se acompañan con algunos recursos tecnológicos o a través de las comunicaciones escritas, que se han ido sustituyendo por los correos electrónicos o internos, como parte de las ejecuciones ecológicas en favor de la conservación del medioambiente.
Cuando se trata de empresas medianas, grandes o corporaciones con extensiones y sucursales en distintas partes del país, e incluso del mundo, se optan por recursos más completos que conduzcan a que, representantes de todas las dependencias, puedan estar conectados en tiempo real. Uno de los más usados por su gran efectividad es la videoconferencia.
Pero, ¿que es una videoconferencia y que ventajas le da a las empresas? Una videoconferencia o videollamada, como en términos generales también se le conoce, es una herramienta interactiva que permite a dos o más personas, sostener un encuentro virtual, es decir, se trata de una transmisión en tiempo real de vídeo y audio que necesita una conexión a internet para poderse producir.
Son ampliamente utilizadas para la realización de reuniones de trabajo en las empresas, pero además, también se usan mucho en programas de capacitación, demostraciones de productos o servicios, atención al cliente, marketing, entrenamiento, soporte técnico, entre otras muchísimas aplicaciones.
Ventajas en el mundo empresarial
Son muchas las ventajas que traen a las corporaciones, el empleo de las videoconferencias, para establecer reuniones de trabajo entre personas que están en lugares distantes de los centros de operaciones y quienes se encuentran en él. Y es que hay quienes las catalogan, y con mucha razón, como las aliadas de la comunicación empresarial.
Se ha determinado que el empleo del recurso de las videoconferencias, hace que las juntas sean mucho más eficientes, al menos, así lo determinó la firma estadounidense especialista en asesoría de investigación, Nemertes Research, en una encuesta que realizó donde el 90% de los consultados indicó que, en efecto, esta herramienta permitía que las sesiones de trabajo elevaran su nivel de eficiencia.
Pero aparte que hacen que las juntas sean efectivas, las videoconferencias hacen que las empresas sean más eficaces en general, y aumenten su competitividad, ya que permiten la toma de decisiones de manera mucho más ágil.
Uno de los beneficios más evidentes es la disminución de gastos. Al realizar una junta en la que se use la videoconferencia, se estarían evitando los desplazamientos de personal dentro de una ciudad, o de una provincia a otra, y con esto se eliminan los costes por traslados.
La masificación de los equipos tecnológicos que actualmente se utilizan en las videoconferencias, ha hecho que sus costes sean mucho menores, así que no resultan inversiones exageradas.
Los procesos que hacen posible la realización de una videoconferencia, realmente son bastante sencillos, se tratan de configuraciones simples y muy rápidas. Es un gran apoyo que existan aplicaciones que permiten archivar vídeos en la nube, presentaciones y documentos a las que pueden acceder los asistentes, sin necesidad de ocupar espacio en sus dispositivos
¿Qué se necesita para realizarlas?
Para realizar una videoconferencia se requieren equipos tecnológicos para la resolución de imágenes y audio de alta calidad, que obviamente tienen un coste. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, proporcionalmente es mucho menor a lo que podría significar trasladar personal a todas las sesiones de trabajo que efectúan periódicamente las empresas.
Se debe acondicionar un salón de conferencias con el mobiliario necesario, e instalar un ordenador que tenga todos los accesorios como software, cámara web de alta calidad, monitor o proyector (depende de la cantidad de participantes), auriculares y micrófonos.
Uno de los elementos más importantes, es una conexión de internet estable y de alta velocidad, de tal manera que no se generen problemas en la recepción y envío de contenidos por parte de los participantes.
