Los avances tecnológicos lo arropan todo. Gran parte de las actividades de la vida cotidiana, en cualquier área o sector, está automatizada total o parcialmente y a esto no escapa el ámbito empresarial.
Muchos procesos de las actividades económicas saltaron al mundo digital y uno de ellos es el de la contabilidad. Hoy en día se cuenta con software online, a través de los cuales se calcula automáticamente toda la contabilidad electrónica mediante internet.
Así como en todos los países es una necesidad, un sistema de contabilidad electrónica en México es fundamental por todas las ventajas que esto trae consigo, siendo la principal la facilidad y practicidad a la hora de ejecutar los procesos.
Todos los archivos son almacenados de manera segura en la nube, por lo que usando dispositivos como ordenador, smartphone o tablet se puede acceder a los procesos y cálculos contables en el momento y lugar que se requieran. De hecho, esto resulta una gran ventaja para los contadores, quienes en periodos cercanos al pago del IVA o cierre de mes deben pasar horas extra en esas labores, por lo que es bastante oportuno que puedan salir de la oficina, llegar a casa y descansar junto a la familia, para luego retomar lo pendiente desde el hogar.
Al estar almacenados en la nube todos los datos, se minimiza el riesgo que se pierda información al dañarse un ordenador en el que se encuentre dentro una plataforma contable.
A la par de los beneficios que trae a las empresas, bien sean pequeñas, medianas o grandes, un software contable es de mucha utilidad también para los contadores independientes quienes seleccionan sus propios clientes, administran sus tiempos y tienen en esta herramienta una manera muy útil para apoyarse y complementar las labores.
Más beneficios
Otro de los más significativos beneficios que tiene un software contable es el ahorro de tiempo, al transformar las tareas que antes eran meramente operativas a labores automáticas, dejando de esta forma un margen de tiempo mayor al personal para ocuparse de captar clientes potenciales y convertirlos en reales, para así elevar la rentabilidad, objetivo principal de toda empresa.
El uso de un sistema electrónico de contabilidad disminuye gastos de la empresa, siempre que al tratarse de procesos automatizados las tareas en esta área se reducen y así, igualmente, el número de personal.
Obviamente no desaparecerá la figura del contador que es primordial, pero sí será una herramienta que complementa su trabajo en gran medida y que le permitirá reducir considerablemente la posibilidad de cometer errores.
Esta herramienta imprime un orden, debido a que se maneja un considerable volumen de información sin que se tenga que acumular un montón de papeles y hojas de cálculo. También supone un acceso rápido a los datos y archivos específicos, sin perder tiempo en búsquedas entre carpetas.
Variedad de funciones
Al hacer un análisis de los principales softwares contables se pueden mencionar algunas funciones muy útiles que hacen de estas herramientas elementos fundamentales con las que toda empresa debe contar.
Tienen la capacidad de reprogramarse ante cualquier actualización obligatoria del Servicio de Administración Tributaria (SAT), de tal forma que realice sus funciones de la manera correcta, incluyendo cálculos de impuestos y declaraciones XML de manera automática.
A través de un software contable se llevan registros y asientos contables sin la necesidad de capturar datos, igualmente se pueden realizar validación de pólizas, recepción de pagos y asociación de complementos.
Entre otras de sus múltiples funciones está la de emitir facturas según la versión actual obligatoria (3.3), generar recibo de recepción de pago con asociación automática de factura, realizar la validación del RFC al momento de emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), así como llevar un registro de impuestos y descuentos electrónicos.
Igualmente, un sistema electrónico de contabilidad permite efectuar la nómina rápidamente según la norma vigente (1.2), con carga, validación y envío masivos de recibos automáticos, así como elabora contrato laboral, carta finiquito, reglamento interno de trabajo y TXT de declaración anual.
